Uma gestão de custos é o primeiro passo para seu sucesso financeiro, já que o preço final de um serviço prestado ou produto vendido depende do quanto é investido para que ele exista. Muitas empresas vão à falência pelo simples fato de não conhecerem realmente essa dinâmica. Ou seja, muitas vezes, um procedimento impróprio informa que a empresa terá um determinado lucro, quando, na verdade, a realidade é outra, ou seja, a empresa pode ter prejuízo ou receber menos que o esperado.
Quando não tem uma gestão de custos eficaz, a empresa pode cobrar valores que não condizem com a realidade, prejudicando margens de lucro, volume de vendas ou o andamento geral do negócio. Nesse contexto, a gestão estratégica destes custos é uma ferramenta utilizada para a administração empresarial, o que é, de certa forma, uma questão de sobrevivência.
Com uma gestão de qualidade, é possível enxergar os desperdícios que passam despercebidos durante a rotina, assim, um gerenciamento mais detalhado vai possibilitar compras de insumos proporcionais à demanda real das negociações.
O preço está relacionado às boas ofertas e ao mercado consumidor. Logo, para reduzir os custos da produção, é necessário dar atenção aos gastos variáveis, como mão de obra, comissões e insumos. Desse modo, a gestão de custos ajuda na competitividade pelo fato de possibilitar uma precificação mais eficiente.
Como fazer o controle de custos na sua empresa
Custo é tudo o que é investido em uma empresa para realizar as suas atividades, incluindo a criação de algum item ou a oferta de um serviço. Nesse cenário, engloba-se os insumos, transporte, mão de obra, energia elétrica, equipamentos, etc. Para termos esse controle é necessário entendermos alguns conceitos essenciais como:
Custos
Os custos de uma empresa estão ligados aos investimentos feitos exclusivamente para a produção ou para a atividade-fim do negócio. Nessa categoria, entram o pagamento do salário dos funcionários, a compra de matérias-primas, compra de maquinário, entre outros. É preciso ter em mente que os custos se dividem em variáveis e fixos.
Os fixos são aqueles que não aumentam nem diminuem de acordo com a produção da sua empresa. Em outras palavras, é o gasto que será igual ou terá pouca variação, todos os meses. Já os variáveis, são os que variam de acordo com o volume de produção da empresa. Alterando-se com o tempo e com o ritmo de volume de vendas ou prestação de serviços.
Conhecer estes dois termos e saber como calculá-los, permite que o empresário saiba exatamente o quanto está gastando em sua produção e também para a manutenção do dia a dia da empresa, já que os custos fixos não se alteram de maneira drástica. Esses dados são muito importantes para o planejamento orçamentário do seu negócio.
Despesas
As despesas de um negócio são os recursos destinados à manutenção da empresa, sem influenciar a produção. Nesta categoria encaixam-se as contas de telefone, salário dos profissionais da área administrativa, contas de internet, comissão de vendedores, entre outros.
Ter o conhecimento destes dois tipos de direcionamentos de recursos é importante para não confundir os investimentos que serão feitos e que trarão resultados, com os investimentos feitos somente para a manutenção do cotidiano da empresa.
Lucratividade e rentabilidade
Outros dois indicativos importantes para um controle de custos eficiente são a lucratividade e a rentabilidade. A primeira fornecerá os números referentes aos ganhos obtidos por sua empresa sobre as vendas realizadas. Enquanto a segunda irá indicar o retorno dos investimentos feitos. Por isso, se as contas de lucratividade são indefinidas, isso se torna uma enorme ameaça para os negócios. Não esqueça: faturamento alto não é sinônimo de negócio saudável.
Um bom Software de ERP pode ajudar
A utilização de softwares de gestão, como o DataPlus ERP, é um recurso tecnológico importante para o controle de custos de uma empresa. Ao invés de lidar com papéis e planilhas para as entradas e saídas de recursos separadamente, o Data Plus ERP integra essas informações e fornece dados detalhados do resultado final da empresa.
Essa visão gerada de forma automatizada pelo software, proporciona as informações gerais dos lucros mensais e permite que o administrador faça comparações mensais de suas receitas e despesas.
Controlando e analisando os dados emitidos já trabalhados e de fácil visualização para o usuário, será possível conseguir informações valiosas que influenciarão diretamente na tomada de decisões. Com essa apuração, a empresa terá o controle que fará toda a diferença no resultado final, inclusive fazendo com que ela se destaque no mundo dos negócios.
Jean Carlos Fréu
Setor de Consultoria
DataPlus Sistemas
